Nasze obszary

Od momentu powstania firmy w 2016 roku głównym obszarem naszych działań była księgowość. Jako Centrum Kompetencji z obszaru księgowości świadczymy usługi w tym zakresie w ramach trzech obszarów.

ACCOUNTING

ACCOUNTS PAYABLE (Zobowiązania) to obszar skupiający się na kompleksowej obsłudze dostawców Grupy Volkswagen. Zespoły działające w obrębie tego obszaru współpracują ze spółkami z Niemiec, Danii, Słowacji, Hiszpanii, Portugalii, Irlandii, Francji, Wielkiej Brytanii i Polski. Zajmują się obsługą księgową w zakresie:   

  • weryfikacji i optymalizacji procesowania faktur, 

  • księgowania faktur od dostawców za zakup towarów i usług, 

  • przygotowania płatności, 

  • obsługi podstawowych danych dostawców, 

  • przygotowywania raportów oraz zestawień księgowych, 

  • utrzymywania kontaktu z dostawcami (monitoring terminów płatności, uzgadnianie salda rozrachunków etc.), 

  • rozpatrywania i analizy zapytań rachunkowo-finansowych np. wezwania do zapłaty, procesów związanych z zamknięciem miesiąca/roku,  

  • self billingu (samofakturowania).

  • Mamy również procesy nietypowe dla działu zobowiązań jak na przykład: 

  • MRV – opracowywanie dokumentów reklamacyjnych dot. wadliwych dostaw i zapytań z nimi związanych, 

  • Lohnbearbeitung – ewidencja dostaw i składanie z tych dostarczonych części opon zimowych, przeprowadzanie inwentaryzacji i wyjaśnianie różnic stanów magazynowych, 

  • Rozliczenia kosztów podróży służbowych. 

W 2023 pierwsze zespoły rozpoczęły pracę na nowej wersji SAP 4 HANA, który staje się standardem na rynku usług wspólnych w całej Europie. 

ACCOUNTS RECEIVABLE (Należności) to obszar dedykowany szeroko rozumianej obsłudze księgowej klientów Grupy Volkswagen, świadczący usługi dla spółek z Niemiec, Wielkiej Brytanii, Hiszpanii, Portugalii, Polski oraz Francji. W zakresie realizowanych zadań znajdują się takie operacje, jak:   

  • weryfikacja poprawności oraz kompletności dokumentów księgowych, 
  • weryfikacja świadectw pochodzenia towarów, 
  • zakładanie i zarządzanie bazą klientów 
  • wystawianie i księgowanie dokumentów, 
  • księgowanie wyciągów bankowych oraz rozliczanie płatności, 
  • przygotowywanie płatności wychodzących do odbiorców, 
  • prowadzenie kont księgowych odbiorców, 
  • zarządzanie zamówieniami wraz z oceną kredytową odbiorców, 
  • windykacja należności, 
  • potwierdzanie sald z odbiorcami zewnętrznymi i spółkami koncernowymi, 
  • przygotowywanie raportów oraz zestawień księgowych, w tym danych do sprawozdania finansowego
  • raportowanie podatkowe,
  • kontakt z działami wewnątrz firmy oraz klientami zewnętrznymi.  

GENERAL LEDGER (Księga główna) we współpracy z innymi działami realizuje następujące zadania:   

  • uzgadnianie stanów magazynowych, analiza wyników inwentaryzacji, 
  • księgowanie wyciągów bankowych oraz kontrola przepływów pieniężnych, 
  • księgowanie poleceń księgowych oraz rezerw, 
  • uzgadnianie sald kont księgi głównej, 
  • ewidencja i amortyzacja środków trwałych, 
  • przygotowywanie raportów oraz zestawień księgowych, 
  • procesy związane z zamknięciem miesiąca/roku,
  • obsługa pakietu konsolidacyjnego do okresowych skonsolidowanych sprawozdań finansowych według MSR/MSSF i obsługa audytu, raportowanie do krajowych centralnych urzędów statystycznych i krajowych banków centralnych. 

CONTROLING/REPORTING we współpracy z zakładami produkcyjnymi zbiera, analizuje i prezentuje dane kosztowe, niezbędne do podejmowania decyzji zarządczych w danym obszarze, a także raportuje inne dane finansowe wraz z analizą ich odchyleń. 

TRADE FINANCE (finansowanie handlu) to obszar skupiający się na obsłudze funkcji skarbu z zakresie instrumentów finansowych w imieniu marek koncernowych, między innymi:   

  • Obsługa inkasso dokumentowego dla frachtu morskiego i lotniczego,  
  • Obsługa gwarancji i SBLC
  • Obsługa akredytyw. 

BUSINESS OPERATION SERVICES  

  • BI Data Proxy – automatyzacja Data Proxy oraz tworzenie nowych rozwiązań architektury systemów, a także deployment nowych obszarów on-Prem jak i w chmurze (Cloud). Zespół specjalistów z zakresu Data Proxy zapewnia wymianę danych w czasie rzeczywistym. Własny rozwój Kafki umożliwia udostępnianie dużych ilości danych różnym abonentom bez żadnych opóźnień.Ponad 30 działów/projektów grupy Volkswagen (np. Audi, Volkswagen, Porsche i Cariad) wykorzystuje już te zalety do tworzenia komunikacji i tworzenia sieci kontaktów – między sobą, ale także między markami. Narzędzia wykorzystywane w codziennej pracy to m.in. Kafka, Linux, Azure, AWS, Kubernetes, Python, Java, Golang.
  • BI – w zespołach Business Intelligence pracownicy zajmują się przede wszystkim analizą danych i tworzeniem raportów za pomocą narzędzi takich jak: SQL, Tableou, Power BI. Codziennie pracują nad optymalizacją dostępnych danych, wspierają i doradzają klientów w zakresie ładowania danych.  
  • Usługi suportowe W obszarze Business Operation Services wyróżniamy zakres usług suportowych ulokowanych w czterech zespołach:   

- Digital Workplace Service to wsparcie pracowników koncernu w korzystaniu z narzędzi do videokonferencji oraz do bezprzewodowej prezentacji treści.  

- PRM & AEPS 1st Level Support z kolei jestem zespołem wspierającym pracowników koncernu w procesach zakupowych w obszarze IT. Celem usług jest także wykonywanie zadań administracyjnych związanych z monitorowaniem zamówień oraz analiza dostępnych danych.  

- Infrastructure Dataservice  to usługa polegająca na odzyskiwaniu lub tworzeniu kopii zapasowych danych np. utraconych maili ze skrzynki outlook, danych z dysków, współpraca z działem prawnym.  

- Projekt LAW (Lieferabwicklung) polega na wdrożeniu odpowiednich procesów usług i udziału w ich optymalizacji w celu uproszczenia zakupów odpowiednich modułów w grupie koncernowej. System LAW służy do strukturyzowania, wyszukiwania i fakturowania wszystkich komponentów i zakresu wykonanych usług (np. montażu, logistyki wstępnej, logistyki itp.) zakresu JIT/JIS (Zakresy JIT/JIS to zespoły specyficzne dla pojazdu dostarczane synchronicznie z produkcją).   

  • Podobszar Engpass- & Kapazitaetsmanagement. Zadaniem naszych pracowników jest ustanowienie kontroli wąskich gardeł (Engpass), w tym analizowanie i weryfikowanie wiarygodności wymaganych struktur popytu i wydajności, przeprowadzanie analiz asortymentowych dla krytycznych zakresów dostaw oraz wyjaśnienie sytuacji w zakresie zdolności produkcyjnych i podjęcie środków zaradczych. Personalizacja i optymalizacja istniejących raportów i dashboardów pod kątem użyteczności, bezpieczeństwa i kompletności danych.  
  • Zespół Kapa 1 oraz Kapa 2 (Kapazitaetsmanagement) ma za zadanie ciągłą poprawę jakości danych w aplikacji zakupowej INCA i w systemach źródłowych. Na co dzień pracownicy zajmują się weryfikacją poziomu wydajności dostawców w celu dokładnego śledzenia pokrycia zapotrzebowania w systemie INCA.  
  • Zespół Q-Team zabezpiecza prognozy popytu dla nowych projektów pojazdów, które są we wczesnej fazie projektowej.
  • Training Support PowerCO wspiera klienta w zadaniach m.in. administracyjnych, zarządza danymi w systemie Learning Management, generuje raporty i statystyki, opisuje procesu i dokumenty w obszarze Traning Management.
  • Z kolei zespół GPS A-Mat Support doradza użytkownikom systemów zakupowych w ich zapytaniach procesowych, jak i systemowych szukając optymalnych rozwiązań.
  • Lizenzmanagement ma za zadanie kontrolę dostępów, monitorowanie oraz aktualizację modeli danych. Pracownicy na co dzień dbają o wysoką jakość dostępnych danych zawartych w różnych systemach oraz raportach. 

COMMERCIAL SERVICES

COMMERCIAL SERVICES  otwierając się na nowe wyzwania biznesowe i obszary działalności, nieustannie poszerzamy zakres świadczonych usług. Obecnie szereg zespołów realizuje usługi w następujących obszarach biznesowych.   

  • Inputmanagement:  klasyfikowanie dokumentów dotyczących wniosków leasingowych i kredytowych, opracowywanie umów leasingowych, decyzji podatkowych, umów serwisowych, indeksowanie dokumentów umów ubezpieczeniowych i bankowych, weryfikowanie faktur za zakup samochodów, usługi serwisowe, wypożyczenie aut, opracowywanie zmian związanych z kartami pojazdów kredytowanych przez koncern.  
  • Scanning UK: skanowanie rachunków przychodzących i ich rejestracja w systemie do weryfikacji.  
  • Customer Care - telefoniczna i pisemna obsługa klienta:  
  • infolinia Notdienst – koordynacja pomocy klientom w sytuacjach awaryjnych na drodze,  
  • Volkswagen/SKODA Carline – obsługa telefonicznych zapytań klientów marek Volkswagen i Skoda oraz pisemne opracowywanie zapytań klientów przychodzących różnymi kanałami komunikacji (mail, czat, formularze internetowe).  
  • FOKK – rejestrowanie i kategoryzowanie zapytań klientów w obszarze Back office i Front office.  
  • DSGVO - opracowywanie zapytań klientów w kontekście przetwarzania danych osobowych w systemach i bazach danych koncernu Volkswagen.  
  • Central Know-How Protection Services (CKPS) - First Level Support (SPOC) dla dostawców, nadzór nad statusem umowy o zachowaniu poufności z dostawcami, zapytania odnośnie certyfikatu TISAX (Trusted Information Security Assessment Exchange), tworzenie aktualnej bazy klientów we własnym systemie ticketowym Salesforce. 

LOGISTICS & TECHNICS

LOGISTICS to obszar skupiający się na realizacji projektów logistycznych dla Grupy Volkswagena. Zespoły, które działają w obrębie tego obszaru współpracują ze m.in. ze spółkami koncernu z całej Europy. Zespoły realizują projekty logistyczne w zakresie:  

  • planowania pojemników,
  • planowania powierzchni,
  • planowania procesów,
  • projektowania łańcucha wartości,
  • dyspozycji częściami. 

Projekty techniczne obejmują obszary: Testing&Development oraz Cloud Services. 

PURCHASING SERVICES

PURCHASING SERVICES tzw. P-MAT dotyczy wsparcia administracyjnego i merytorycznego dla Działów Zakupów różnych marek w koncernie w zakresie zadań bezpośrednio związanych z produkcją pojazdów i części, w ramach zadań: 

  • Sourcing (Forward Sourcing i Global Sourcing) – opracowywanie i wysyłka zapytań ofertowych do dostawców koncernowych w ramach części produkcyjnych (systemy: STAR, GPS Sourcing); procedowanie analizy opłacalności zmiany np. dostawcy; wsparcie w przygotowaniu informacji na gremia decyzyjne; doradztwo systemowe i procesowe
  • Negocjacje internetowe (Online Verhandlungen) – przygotowanie, budowanie i przeprowadzanie negocjacji internetowych w oparciu o odpowiednie strategie zakupowe (system GPS ON); przygotowywanie i realizacja treningów wspierających przygotowanie do procesu negocjacji; doradztwo systemowe i procesowe
  • Bestelleingaben – systemowe opracowywanie zamówień oraz kontraktów na części produkcyjne (wykorzystywanie m.in. systemu EBON+, GPS Ordering). Pielęgnacja danych systemowych dla poszczególnych części oraz zamówień/ kontraktów.
  • Fehlerbelege – opracowywanie błędów dotyczących zamówień na części bezpośrednio produkcyjne w systemie EBON, GPS Ordering, które wynikają z różnicy między danymi na liście przewozowym dostawcy a danymi w kontrakcie cenowym działu logistyki oraz przesyłanie list z błędami do odpowiedzialnych handlowców. Wsparcie i pomoc handlowcom w przypadku problemów systemowych w opracowywaniu błędów oraz przekierowywanie ich do właściwego supportu. 
  • Materialteuerungszuschläge (MTZ)/ Stahlsteuerkreis (SSK)– aktualizacja/wprowadzanie danych bazowych części oraz aktualizacja zamówień w związku z wynegocjowanymi nowymi cenami surowców oraz zmianami dopłat materiałowych za stal pośrednią (klucz 555)
  • Księgowanie cłowe  – generowanie i przetwarzanie list celnych i przewozowych na dostawy towarów do krajów spoza Unii Europejskiej
  • Zakupowe kontrakty centralne - wsparcie działu zakupów w zakresie produkcji seryjnej (zakładanie i aktualizacja harmonogramów dostaw, tworzenie zamówień powiązanych, aktualizowanie danych bazowych, np. cen, weryfikacja danych bazowych na podstawie zmian technicznych, przeprowadzanie transakcji masowych) oraz wsparcie działu zakupów w obszarze części zamiennych po zakończonej produkcji (zakładanie i aktualizacja harmonogramów dostaw, tworzenie zamówień powiązanych, aktualizowanie nowych wariantów części) w systemie SAP oraz SAP 4HANA.

PROCUREMENT SERVICES

PROCUREMENT  SERVICES tzw. A-MAT dotyczy realizacji procesów dotyczących zakupów materiałów pośrednio-produkcyjnych i nieprodukcyjnych dla różnych marek w koncernie 

Proces P2P (Procure to Pay) dla marek koncernu VW z wykorzystaniem systemów zakupowych charakterystycznych dla danej marki (m.in. KSRM, Globe, Maximo, SAP, GPS Ivalua, GPS ON)  

a) Zgłoszenie zapotrzebowania

  • analiza i weryfikacja dokumentacji handlowej
  • procesowanie zapotrzebowań na zakup środków okołoprodukcyjnych zgłaszanych przez klientów wewnętrznych 

b) Proces zakupowy BTM/BTM+

Kompleksowa obsługa procesu zakupowego do 250.000 EUR

  • sprawdzanie poprawności danych w zapotrzebowaniu (analiza i weryfikacja dokumentacji handlowej)
  • przeprowadzanie negocjacji handlowych zgodnie ze strategią zakupową
  • wystawianie zamówień w systemach zakupowych
  • archiwizacja dokumentacji zakupowej zgodnie z wymaganiami klienta

Dodatkowo na życzenie klienta / opcjonalnie:

  • weryfikacja płatności względem zamówień oraz przekazanie jej osobom odpowiedzialnym (działom fachowym) celem uzupełnienia brakujących danych
  • doradztwo systemowe i bieżące informowanie klientów wewnętrznych o zmianach procesowych
  • wsparcie w procesie rejestracji nowych dostawców i wystawiania Sustainability i Financial Ratingów
  • pozostałe zadania w BTM/BTM+
  • przeprowadzanie negocjacji handlowych dla wybranych zakresów (analogicznie do procesu BTM)
  • procesowanie nienegocjowanych zakresów - weryfikacja zamówień w ramach automatycznego systemu zamówień w obszarze zamówień materiałów nieprodukcyjnych
  • wprowadzanie koniecznych korekt, generowanie zaktualizowanych zamówień
  • pozostałe zadania w CTM

Einkaufsprozess (CTM) 

Kompleksowa obsługa procesu zakupowego do 10.000 EUR  

Dodatkowo na życzenie klienta / opcjonalnie:

  • wprowadzanie koniecznych korekt, generowanie zaktualizowanych zamówień
  • pozostałe zadania w CTM